Os desafios ao administrar uma clínica odontológica
Depois de ter a casa própria, o sonho do brasileiro é ser dono do próprio negócio. Somos guiados por natureza e por nossos instintos a empreender.
Esses instintos e percepções do que é certo ou errado na condução dos negócios muitas vezes acabam levando o empreendimento ao fracasso.
Para nós, dentistas, não é diferente. Principalmente porque não somos ensinados na faculdade a como gerir o nosso negócio. Somos instruídos e capacitados para pensar sobre quais produtos iremos utilizar, quais tratamentos fazer, como iremos tratar nossos pacientes, e por fim, idealizamos como será nossa clínica baseados apenas no aspecto técnico da odontologia.
A faculdade nos dá toda a formação que precisamos clinicar, mas não nos ensina a empreender. E quando o sonho do nosso próprio empreendimento se realiza, nos deparamos com várias questões que fogem do nosso alcance, como:
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Qual o perfil das pessoas que preciso contratar para que eu tenha sucesso na empreitada?
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Quanto devo cobrar pelos meus serviços levando em conta todos os custos?
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Esse valor será suficiente para que eu lucre o quanto preciso para pagar minhas despesas pessoais?
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Sei que sou ótimo (a) profissional, porém, parece que não tenho tantos pacientes quanto deveria. Por que isso acontece?
Essas são questões que nós dentistas, temos dificuldade em compreender, uma vez que nossa formação não contempla tais fatores. E a diferença entre ser um ótimo profissional e ser um profissional bem sucedido, passa, necessariamente, pelo nosso desempenho nesses temas. Ou seja, uma clínica de sucesso requer muito mais do que apenas excelentes profissionais, exige uma gestão excelente.
É claro, temos nossas limitações e isso é natural, mas também é verdade que para qualquer negócio, as boas práticas de uma boa gestão nem sempre são aplicadas. Mas, com o tempo e familiaridade das atividades, passamos a nos acostumar com aquelas que geram o melhor resultado, mesmo que não tenhamos afinidades em executá-las e que a execução delas nos tire da zona de conforto.
A administração requer acompanhar de perto como a recepção atende ao telefone, como seu paciente está sendo acolhido, estar presente para resolver problemas inesperados, medir resultados de ações e também o grau de satisfação. É preciso estar com a “barriga no balcão”. Mesmo que você não faça determinadas tarefas, como a cobrança de pacientes, por exemplo, é necessário saber qual é a maneira mais eficaz, para ter o melhor resultado. E além de toda a “bagagem” administrativa que precisamos, é necessário ter em mente que investir no marketing da sua clínica é uma tarefa indispensável. Ela é o elo que vai atrair mais pacientes para o seu consultório. Somente assim você poderá demonstrar a um número maior de pacientes o quão bom são os serviços que sua empresa oferece.
Isso remete a outra questão crucial para o sucesso da sua clínica odontológica: delegar funções para pessoas realmente preparadas.
É muito comum pensarmos em tentar ajudar conhecidos quando abrimos a nossa empresa, até mesmo como uma forma de tornar o ambiente de trabalho um lugar harmonioso e familiar. Pensamos naquele amigo que está desempregado, ou aquela prima que gostamos e já determinamos que essas pessoas vão preencher as vagas em aberto. Ser de confiança, infelizmente, não qualifica alguém para exercer a função. No entanto, é preciso lembrar que para ser empresário, devemos tomar as melhores decisões, e não as mais fáceis.
Muitas vezes enxergamos essa situação com uma visão distorcida, acreditando que esse “arranjo” será uma ajuda mútua, tanto para a pessoa que gostamos quanto para nós. Na verdade devemos analisar se ela irá ajudar nos resultados da clínica, na função para a qual ela será contratada. Meu amigo(a) será útil para a minha empresa ou apenas será útil para mim ter alguém que gosto trabalhando de forma próxima? Além disso, podemos gerar um incômodo grande no caso de precisarmos desligar essa pessoa querida do cargo. Pense em como serão os almoços de família ou situações sociais quando essa pessoa não souber separar o lado pessoal do profissional.
E por fim, tenha uma gestão contábil eficiente dentro da sua clínica, isso possibilita que o negócio potencialize e transforme seu consultório em uma empresa de sucesso. Aqui vale a regra para preencher todas as outras posições: encontre profissionais capacitados para ajudarem. Separe bem as despesas pessoais das despesas da sua empresa.
Pensem nisso, afinal ser dono de uma clínica odontológica requer uma equipe preparada e vai muito além de oferecer ótimos tratamentos.
Bruno Magalhães é formado em Relações Internacionais pela FAAP e possui MBA em Administração pela Fundação Getúlio Vargas. O empresário possui ampla experiência no varejo e em redes varejistas. Atuante do franchising desde 2005, Bruno é um dos sócios fundadores da rede de clinicas odontológicas, GOU Odonto.
